Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
1. Rekisterin nimi
Taideyhdistys Olohuone ry:n jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Nimi: Taideyhdistys Olohuone ry
Verkkosivut: www.olohuone.org
Osoite: Linnankatu 24, 20100 TURKU
Sähköposti taideyhdistys.olohuone@gmail.com
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Henkilö, joka hoitaa rekisteriasiat ja johon voi ottaa yhteyttä.
Nimi: Matti Helén
Osoite: Linnankatu 24, 20100 TURKU
Sähköposti: taideyhdistys.olohuone@gmail.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa
Henkilötiedot pidetään yhdistyksen käytettävissä automaattisessa käsittelyssä siten, että sivulliset eivät pääse niitä lukemaan. Rekisteri sijaitsee yhdistyksen rekisterinpitäjän tietokoneella.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
- Jäsenien yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimikuva, jäsennumero,)
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
5. Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.
6. Rekisterin käyttö
Rekisterien sisältämää tietoa yhdistyksen hallinnon hoitamiseen, jäsenmaksujen muodostamiseen ja laskutukseen. Rekisteriin merkittyjä tietoja xxxxxx siirretään sekä taloushallinnon järjestelmään.
7. Tietojen luovuttaminen
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä suoramainontaan tai mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman henkilön erillistä suostumusta.
8. Tietojen hävittäminen
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin jäsen kuuluu yhdis-tykseen.
Yhdistyksen kirjanpidon tositteet ja kirjeenvaihto säilytetään 6 vuotta sekä kirjanpidon tasekirjat ja muut kirjanpitokirjat 10 vuotta. Yhdistyksen toimielimen kokousten pöytäkirjat ja päätöskirjat säilytetään 10 vuotta. Taideyhdistyksen kokousten pöytäkirjat säilytetään pysyvästi
Kaikki hävitettävät asiakirjat tuhotaan välittömästi sen jälkeen, kun ne on päätetty tuhota.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään luk¬kojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
Jäsenrekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Sähköiset tiedot on suojattu teknisesti, palomuurilla ja salasanalla.
Taideyhdistys huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
Rekisteriin on pääsy rekisterinpitäjän eli Taideyhdistys Olohuone ry:n puheenjohtajalla sekä rekisterin ylläpitäjällä. Tämä seloste ja sen periaatteet ovat heidän tiedossaan. Henkilöt ovat:
- Rakel Salminiitty Taideyhdistys Olohuone ry:n puheenjohtaja,
- Matti Helén, rekisterin ylläpitäjä
10. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastus¬pyyntö on esitettävä kirjallisesti Taideyhdisty Olohuoneen hallitukselle. Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti;
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa ne
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista lakiin perustuvalla perusteella
Tarkastuspyyntöihin vastataan viivytyksettä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos pyyntöön ei voida perustellusta syystä vastata tässä ajassa, kysyjälle ilmoitetaan, milloin hän saa vastauksen ja perustelut viivytykselle. Kuukauden määräaikaa voidaan jatkaa perustellusti, kuitenkin korkeintaan kahdella kuukaudella
11. Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto tai jäsentieto.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä seloste on viimeksi päivitetty 28.11.2019.
